Nama Kursus : Training Guru Sekolah Minggu (GSM)
Nama Pelajaran : Administrasi Sekolah Minggu
Kode Pelajaran : GSM-P06
ADMINISTRASI SEKOLAH MINGGU
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN
- SEKOLAH MINGGU DAN GEREJA
- ORGANISASI SEKOLAH MINGGU
- Kepengurusan Sekolah Minggu
- Pengurus Inti Sekolah Minggu
- Koordinator Departemen
- Kepala/Ketua Kelas
- Guru-guru Kelas
- Program/Kegiatan Sekolah Minggu
- Kelas-kelas Sekolah Minggu
- Pembagian Kelas
- Gedung/Tempat Penyelenggaraan SM
- ADMINISTRASI KELAS SEKOLAH MINGGU
- Kartu Data Anak
- Catatan Kehadiran Anak
- Kartu Visitasi Anak
- Kartu Prestasi Anak
- Kartu Statistik Kelas
- Kartu Peminjaman Buku
- Buku Catatan Persembahan
- Buku Catatan Inventaris Kelas
Doa
PENDAHULUAN
Pengelolaan administrasi Sekolah Minggu sangat dibutuhkan mengingat
Sekolah Minggu sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sebuah sekolah
(dalam skala yang lebih kecil). Jika pengelolaan administrasi SM
dilaksanakan dengan baik maka akan memberi dampak yang positif
terhadap perkembangan SM selanjutnya. Sebaliknya, jika administrasi
SM tidak terurus maka masa depan perkembangan SM juga akan suram. Hal
ini tidak berarti kita mengecilkan peranan Roh Kudus dalam
perkembangan pelayanan SM, namun Roh Kudus adalah Roh yang tertib,
pengaturan SM yang baik akan menciptakan kondisi yang sehat bagi Roh
Kudus untuk bekerja lebih leluasa.
A. SEKOLAH MINGGU DAN GEREJA
Pentingnya peranan administrasi SM tidak dapat dilepaskan dari
bagaimana gereja memandang pelayanan SM. Jika gereja menganggap SM
sebagai bagian integral dari pelayanan gereja, maka secara kedudukan,
SM pasti memiliki tempat dalam stuktur organisasi gereja. Namun, lepas
dari pandangan gereja, SM seharusnya merupakan bagian dari struktur
gereja sehingga program-progam yang dijalankan SM pun harus sejalan
dengan program-program gereja. Demikian juga dalam hal kepengurusan
SM, gereja sedikit banyak akan memiliki andil dalam penentuan
kepengurusan SM, baik dalam hal bentuk stuktur organisasinya ataupun
pemilihan personilnya.
Oleh karena itu agar administrasi SM bisa berjalan dengan baik maka
hal pertama yang harus dilakukan adalah membicarakan kejelasan
kesepakatan kedudukan antara gereja dan SM. Jika tercapai kesepakatan
maka hal ini akan sangat menolong kelancaran pelaksanaan administrasi
SM di masa yang akan datang. Karena setiap gereja memiliki struktur
dan kebijakan yang berbeda terhadap pelayanan SM, maka apa yang akan
kita bahas selanjutnya adalah kerangka besar pelayanan administrasi
secara umum. Jadi dalam praktek, pelaksanaan tiap-tiap SM pasti akan
berbeda-beda, karena harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan
yang ada.
B. ORGANISASI SEKOLAH MINGGU
Tidak dapat disangkal bahwa dalam penyelenggaraan organisasi apapun,
termasuk dalam pelayanan SM, selalu ada beberapa unsur yang menjadi
komponen penting dalam organisasi. Dalam hal organisasi SM, kita akan
membicarakan 3 hal utama, yaitu: Kepengurusan SM, Program SM dan
Kelas SM.
Kepengurusan Sekolah Minggu
Sekolah Minggu bisa terlaksana dengan baik karena adanya orang-
orang yang mengurusnya. Kepengurusan SM ini dibagi dalam beberapa
jenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sekalipun tiap
gereja menggunakan istilah-istilah yang berbeda dalam kepengurusan
SMnya, namun pada dasarnya memiliki kesamaan dalam menjalankan
fungsinya. Berikut adalah kepengurusan yang biasa ada dalam SM.
Pengurus Inti Sekolah Minggu
Kepemimpinan kepengurusan SM, biasanya terdiri dari 3 personil
Pengurus Inti, yaitu Ketua, Sekretaris dan Bendahara (bisa ditambah
wakil Ketua), yang secara keseluruhan memiliki tugas utama, a.l.:
- Bertanggung jawab atas pembuatan rencana tahunan/rutin untuk
program/kegiatan, keuangan dan administrasi SM.
- Bertanggung jawab atas jalannya kelancaran seluruh pelaksanaan
kegiatan/program SM, juga keuangan dan administrasi SM.
- Memberi pengarahan dan membuat keputusan-keputusan penting dalam
pelaksanaan harian SM.
- Membuat laporan rutin tertulis kepada gereja dan mewakili SM
dalam rapat umum gereja.
- Memimpin rapat rutin internal SM.
- Memikirkan pengembangan SM dan strategi pelayanan yang tepat.
Koordinator Departemen
Untuk gereja yang besar, kepengurusan inti di atas bisa diluaskan
lagi dengan adanya departemen-departemen dalam SM, misalnya:
- Departemen Kebaktian Anak
- Departemen Pembinaan (Anak dan Guru)
- Departemen Administrasi/Umum (Kantor SM)
- Departemen Literatur (Perpustakaan dan Buletin SM)
- Departemen Musik SM
- Departemen Konseling
- dll.
Perluasan kepengurusan ini tergantung dari kebutuhan masing-masing
SM. Masing-masing departemen akan dipimpin/diurus oleh seorang
koordinator atau sebuah tim yang bertanggung jawab langsung kepada
Pengurus Inti SM. Pemilihan koordinator, selain didasarkan pada
dedikasi dan kesungguhannya melayani, juga pada kemampuan dan
keahlian dalam bidang yang dipimpinnya. Misalnya, seorang guru SM
yang senang dan pandai dalam hal musik menjadi Koordinator
Departemen Musik, dst.
Kepala/Ketua Kelas SM
Selain kepemimpinan kepengurusan inti, dan koordinator departemen,
di bawah mereka terdapat Kepala-kepala Kelas SM yang membawahi
masing-masing kelas SM. Tugas utama Kepala Kelas adalah:
- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kebaktian di kelas masing-
masing, termasuk keuangan dan admin kelas.
- Menyusun jadwal untuk guru-guru yang bertugas di kebaktian kelas.
- Mengatur jadwal visitasi untuk anak-anak SM yang tidak hadir.
- Selalu hadir dalam kebaktian anak, kecuali karena berhalangan,
maka ia akan menugasi wakil/guru lain untuk menggantikannya.
- Melaksanakan tugas di kebaktian sesuai dengan jadwal.
Guru-guru Kelas
Guru-guru Kelas adalah orang-orang kunci yang menjadi motor dalam
SM. Tanpa mereka maka anak-anak tidak dapat terlayani dengan baik,
karena Guru-guru Kelas inilah yang langsung berhubungan dengan anak-
anak secara rutin. Kepala Kelas bekerjasama dengan Guru-guru kelas,
mempimpin kebaktian SM sesuai dengan yang sudah dijadwalkan, baik
itu tugas memimpin pujian, bercerita atau tugas lainnya. Sangat
tidak menutup kemungkinan bahwa Pengurus Inti atau Koordinator
Departemen juga merangkap menjadi Guru Kelas.
Program/Kegiatan Sekolah Minggu
Salah satu tugas utama Pengurus inti SM adalah bersama seluruh
anggotanya merencanakan program/kegiatan SM tahunan. Secara umum,
program-program yang dilaksanakan dalam SM, antara lain:
- Program Kebaktian Rutin SM (Mingguan)
- Program Kebaktian Non-rutin SM (Natal, Paskah, Retret Anak,
Kebaktian Padang, KKR Anak, Penginjilan Anak, dll.)
- Program Pembinaan Anak (Sel Anak, PA Anak, Perpustakaan, dll.)
- Program Persiapan Kelas Guru rutin (Mingguan)
- Program Pembinaan/Training Guru (+ Perpustakaan)
- Program Rekruitmen Guru
- Program Besuk (Visitasi) Anak
- Program Rapat Kerja (Raker) SM -- setahun sekali atau dua kali
- Program Khusus (cross-program antar seksi/komisi gereja)
Pelaksanaan program-program ini tergantung dari seberapa rapi
organisasi SMnya. Untuk SM yang baik, program-program ini sudah
tertata dalam rencana tahunan sehingga tidak ada program dadakan
(instant). Karena sudah terencana maka jauh-jauh hari program ini
sudah dipikirkan baik-baik bagaimana melaksanakannya dan dari mana
anggarannya.
Kelas-kelas Sekolah Minggu
Pembagian Kelas
Pelayanan SM terdiri dari kelas-kelas SM yang dibagi berdasar
kelompok-kelompok umur. Pembagian kelompok umur ini adalah sbb.:
[Tapi penamaan kelompok bisa bermacam-macam dan pembagian kelompok
umur pun tidak baku, tergantung dari masing-masing gereja.]
- Kelas Batita (anak di bawah umur 3 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Bayi atau Kelas Bermain.]
- Kelas Balita (anak di atas 3 tahun di bawah umur 5 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Indria atau Kelas TK atau Kelas
Kanak-kanak]
- Kelas Pratama (anak umur 6-8 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Kecil]
- Kelas Madya (anak umur 9-11)
[Kadang disebut juga Kelas Tanggung]
- Kelas Pra-Remaja (anak umur 12-14 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Besar]
Gedung/Tempat Penyelenggaraan SM
Untuk gereja-gereja besar pembagian kelas rata-rata seperti di
atas. Jumlah ideal per kelas SM adalah 20 anak, namun demikian hal
ini sulit diikuti oleh gereja-gereja pada umumnya karena biasanya
gereja tidak memiliki gedung Sekolah Minggu sendiri yang dibentuk
dalam kelas-kelas.
Untuk gereja yang mendapat pinjaman gedung sekolah umum sebagai
tempat penyelenggaraan SM, hal ini sangat menguntungkan karena
jika jumlah guru memungkinkan maka mereka mendapat kebebasan untuk
membagi kelas dalam jumlah yang tidak terlalu besar. Jika ada
kelompok umur yang memiliki jumlah melebihi target kelas, maka
mereka dapat membuka kelas-kelas paralel.
Untuk gereja-gereja yang memakai rumah-rumah tangga sebagai tempat
pertemuan SM maka pembagian kelas harus menyesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang ada. Demikian juga jika jumlah guru yang mengajar
kurang memadai jumlahnya maka pembagian kelas harus disuaikan
dengan kondisi yang ada.
C. ADMINISTRASI KELAS SEKOLAH MINGGU
Sekolah Minggu yang disiplin akan menerapkan sistem administrasi yang
rapi guna menunjang kemajuan pelayanan yang ada. Banyak hal yang perlu
dikerjakan sebagai tugas administrasi kelas. Namun demikian, kita
tidak akan membahas secara detail, tapi hanya bagian-bagian besarnya
saja.
Kartu Data Anak
Setiap kelas harus memiliki catatan tentang data anak-anak yang
hadir di kelas. Untuk itu buatlah Kartu Data Anak yang berisi
data-data penting, misalnya nama, alamat, tgl. lahir, foto, jumlah
saudara, nama orang tua, agama orang tua, gereja orang tua dan
catatan-catatan pribadi lain (apakah sudah menerima Yesus sebagai
Juruselamat, adakah latar belakang lain yang berkaitan dengan
pertumbuhan rohaninya, dll). Kartu ini harus diisi oleh setiap
anak di kelas, sehingga dapat dipakai bilamana diperlukan.
Simpanlah kartu-kartu ini dalam urutan abjad. Kartu ini bisa dibuat
sendiri sesuai dengan kebutuhan.
Catatan Kehadiran Anak
Ada banyak sistem yang bisa dipakai untuk mencatat kehadiran anak:
- Buku tulis biasa, yang berisi daftar semua anak-anak dan tgl.
kehadiran yang dicek setiap minggu, oleh guru. [Atau bisa juga
dalam bentuk kartu].
- Kartu Kehadiran per Anak, yang pencatatannya dilakukan oleh anak
sendiri dengan menempelkan stiker kecil setiap minggunya.
- Buku Kehadiran per Anak, yang berisi lembaran-lembaran dimana
anak bisa mengisi sendiri dengan menggambar/menulis sesuatu di
dalam setiap lembaran.
- Papan Kehadiran Anak, yang dibuat dari papan tulis putih. Untuk
sistem ini, papan tulis harus bisa digantung di tembok.
Kartu Visitasi Anak
Kartu ini berisi catatan tentang anak yang tidak hadir minggu itu.
Kartu ini digunakan sebagai pengingat bagi guru untuk melakukan
visitasi ke anak yang tidak hadir tersebut, khususnya jika ia tidak
hadir karena sakit atau masalah lainnya.
Kartu Prestasi Anak
Kartu ini untuk mencatat perkembangan anak-anak, khususnya jika
ada kehasilan yang dikerjakan oleh anak. Misalnya, berani maju
ke depan untuk menyanyi, berdoa, bersaksi, menulis puisi/
kesaksian, membawa teman baru, menghafal ayat dll..
Kartu Statistik Kelas
Dari semua catatan-catatan yang dikumpulkan dalam kelas, guru dapat
membuat statistik, terutama tentang perkembangan kehadiran anak dan
juga keaktifan anak di SM. Jika setiap kelas membuatnya, maka kartu
ini akan sangat berguna untuk menjadi laporan kegiatan SM bulanan/
tahunan.
Kartu Peminjaman Buku
Jika SM menyediakan perpustakaan untuk anak, maka perlu disediakan
kartu peminjaman untuk mencatat buku-buku yang dipinjam dan
dikembalikan oleh anak.
Catatan Kehadiran Guru
Di dalamnya selain berisi tanda tangan kehadiran guru, juga catatan
guru tentang hal-hal penting/menarik yang terjadi hari itu di
kelas. Bisa ditambahkan juga catatan khusus tentang hal-hal yang
harus dilakukan guru minggu berikutnya (semacam to do list guru).
Kartu ini bisa dipakai sebagai bagian dari pertanggungjawaban guru,
bukan hanya kepada pengurus SM, tapi terutama kepada diri sendiri.
Buku Catatan Persembahan
Mencatat jumlah uang persembahan yang diterima setiap minggunya,
juga persembahan-persembahan khusus lainnya, misalnya perpuluhan,
dll.
Buku Catatan Inventaris Kelas
Untuk mencatat barang-barang apa saja yang menjadi milik kelas,
termasuk daftar buku perpustakaan, lemari, meja, kursi, alat musik,
dll.
Buku-buku catatan ini tentu ada jangka waktu hidupnya, karena itu
setiap tahun harus diperbarui. Jika dengan disiplin guru SM melakukan
semua pencatatan ini, maka SM akan menuai keuntungan karena setiap
perkembangan dapat dilihat, dianalisa bahkan diantisipasi.
Akhir Pelajaran (GSM-P06)
DOA
"Berikan kepadaku hati yang disiplin, ya Tuhan, supaya aku mampu
menjadi alat-Mu yang berguna bagi perkembangan pelayanan-Mu. Ajariku
untuk memberi perhatian pada hal-hal kecil yang terjadi di kelas
supaya aku semakin menghargai karya-Mu yang indah di hati anak-anak-Mu
ini. Amin!"
[Catatan: Tugas Pertanyaan ada di lembar terpisah.]
|